ヒダカラでは、リモートワークを導入するようになり、もう5か月ほど経ちます。
ヒダカラが思うリモートワークのメリットはコチラで紹介しています。
地方の企業がリモートワークを導入すべき4つの理由～ヒダカラの場合～
働き方のひとつとしてたまたま導入することになりましたが、実はリモートワークを導入すること自体は大変なことではないんです。
ちょっとしたツールの使い方や、コミュニケーションの取り方、そして環境づくりで、私たちのような小さな地方の企業も実現できることだと考えています。
今回は、ヒダカラがリモートワークを取り入れたからこそ思う、企業側がするべきことを4つご紹介します。
その1. 便利なアプリを駆使
日常生活でスマホを持つこと、アプリを使うことは当たり前になっていますよね。
それと同じように仕事の面においても便利なアプリを使うことで、自由な働き方を認めつつ、簡単にスタッフと状況を共有することができます。
ヒダカラが日常的に使っているアプリをご紹介します。
普段のやり取りはSlack
ヒダカラでは、Slackというコミュニケーションツールを使っています。
元々アメリカで誕生したビジネス向けのチャットのツールです。
スタッフ全員が参加しており、プロジェクトや担当ごとにチャンネルを作れるので、情報の整理・共有が本当に楽です。
パソコンでもスマホでも使えるので、オフィスにいても外出していても気軽に使えます。
検索機能や音声通話・ビデオ通話、ファイルの共有など、とにかくコミュニケーションや効率をアップしてくれる機能がたくさんあり、ヒダカラにはなくてはならない存在です！
毎朝の朝礼や打ち合わせはzoomで！
もうzoomを使うのは日本でも当たり前になっているので、どの企業も使っていると思いますが、ヒダカラでも大活躍です。
毎日朝礼と終礼はリモート社員はzoomで参加しています。
画面共有をすれば同じ画面が見れますし、オフィスにいる人と同じように参加することができます。
ホワイトボード機能を使えばこんな使い方もできます。
（コチラの写真は朝礼アクティビティでのお絵かきクイズの模様です。）
スケジュール共有timetree
スケジュールを共有するのに、一昔前までホワイトボード使うのが当たり前でしたよね。
でも今の時代、スマホやPCがあれば簡単に管理できます！
打ち合わせの時間から、お休み、休憩まで、timetreeに入れれば、リモートスタッフがいても、だれが何をしているかわかります。
仕事の進捗はjooto
タスク、プロジェクトの管理は、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツール jootoを使っています。
プロジェクトごとに部屋を作り、担当者は誰で、どこまで進んでいるかを一目で確認することができます。どこまで終わっているのか分からない・・・ということがなくなるので、とても便利です！
その2. カメラとマイクにはお金をかける
直接顔を合わせることができない分、コミュニケーションの要となるのがオンラインでの関わりです。リモートワークがヒダカラで始まった時、真っ先に改善したのがカメラとマイクでした。当初使っていたカメラは、リモートスタッフにとってはストレスが多かったんです。
・パソコンからちょっと離れた人の声がしっかり聞こえない。
・パソコンの画面からフレームアウトした人は完全に見えない。
そうなってくると正直会話に参加できません。外国語を聞いているような気分です。そのためカメラを新調しました。
新しいカメラはなんと３６０度対応！
AIが自動で音や動きに反応し、画面を自動で複数分割して同時に複数の映像を映し出してくれます。
そのため、全体の様子は引きの映像で良くわかりつつ、しゃべっている人にもフォーカスしてくれるので、大人数での会議でも、コミュニケーションがとりやすいです。
その3. 定期的な面談
ヒダカラでは、元々月一回、代表２人との個別面談を行っていますが、リモートになるとこの面談は必須だと感じています。
小さなことでも、気になること、改善できるかもしれないことを話し合う良い機会です。
直接会って話せないからこそ、本音ベースで話せる場があることは双方にとって必要なことと考えています。
その4. オフィスと同じ仕事ができる環境づくり
ヒダカラでは、リモートスタッフが自宅でもオフィスと同じ環境で仕事ができるように、環境づくりを大切にしています。
パソコン
オフィススタッフと同様、ノートパソコンを貸与しています。
ただし、リモートだからこそ、パソコンのメモリー空き容量が少ない場合は不便なことが多いので、貸与するパソコンのメモリーやCPUは注意が必要です。
リモートスタッフは毎日の朝礼・終礼に加え、様々な打ち合わせをzoomでおこなうので、空き容量が少ないことでzoomが立ち上がらない、映像が何度も止まってしまうなどの問題があると死活問題です。
会社側もその点は気にかけるべき点です。
モニター
ヒダカラでは、ほとんどのスタッフがノートパソコンに加え、２７インチ前後のモニターを使っています。
２画面使って仕事をすることができるので、何か同時に作業したり、大きく映してチェックしたいときには本当に役に立ちますよ。
目にも優しいので、ストレスも軽減されます。
リモートスタッフもモニターがあることで、オフィスと同じ環境を作ることができています。
会社携帯
仕事柄、外部の人と電話で話すことがあるので、リモートスタッフには携帯電話のsimを貸与しています。
しかも貸与しているのはsimだけ！
現在リモートスタッフが個人で使っているスマホが「デュアルsim」対応なので、会社のsimも入れて、１台のスマホで個人、会社両方使うことができているんです。
休みの日は会社simはオフにしておけば電話も鳴りません！
勿論スマホ２台持ちたい方がいれば、本体も貸与しますが、今のリモートスタッフは１台で済むことがとても楽！と話しています。
最後に・・・
リモートワークの社員が２名となり、オフィススタッフもリモートを取り入れるようになって、何よりも大切なことはコミュニケーションだと感じています。
様々なツールを使い、環境を整えることは勿論大切ですが、やっぱり基本は人と人の関わり。
リモートだからこそスムーズに行くこと、行かないこともたくさんあります。
それでもお互いの状況を理解しながら、より良い道を模索していくことがチーム力にもつながっていくと思うので、私たちヒダカラもまだまだ成長していきたいなと思います。
